Mô tả công việc

● Điều phối và quản lý mảng hành chính, xây dựng các kế hoạch và đảm bảo việc thực hiện cũng như tuân thủ các kế hoạch này.
● Hướng dẫn thực hiện các chính sách và quy trình quản lý hành chính văn phòng đã được phê duyệt.
● Giám sát và quản lý chi phí hành chính, đảm bảo việc kiểm soát ngân sách hiệu quả và phân tích ngân sách, bao gồm việc lập ngân sách hàng năm, phân tích thực hiện ngân sách và dự báo ngân sách hàng ngày. Đề xuất các biện pháp tinh gọn dựa trên nhu cầu kinh doanh và tích cực phối hợp với các bộ phận vận hành để thực hiện chức năng giám sát.
● Tổng hợp, phê duyệt và thanh toán các chi phí thuộc sự quản lý của khối hành chính cho các bên liên quan.
● Xây dựng hệ thống thúc đẩy việc nhận diện, quảng bá văn hóa công ty, nâng cao nhận thức về dịch vụ của đội ngũ nhân viên hành chính và tăng cường năng lực làm việc.
● Phụ trách các công tác đối ngoại, bao gồm liên hệ với các cơ quan chính phủ, tổ chức các chuyến thăm, hoạt động tiếp đón và duy trì quan hệ công chúng của công ty cũng như các cơ sở.
● Lập đề xuất các kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm cho tất cả các phòng ban
● Quản lý, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thiết bị, máy móc tại văn phòng, giám sát tình hình sử dụng các thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm và các loại tài sản cố định khác
● Chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống phát triển nhân sự cho đội ngũ phòng hành chính và đảm bảo triển khai các chương trình đào tạo, không ngừng nâng cao chất lượng và trình độ đội ngũ nhân sự hành chính.

Yêu cầu công việc

● Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc liên quan đến quản lý và điều phối các công việc hành chính trong công ty.
● Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực hành chính – quản trị, quản trị văn phòng.
● Am hiểu và có kinh nghiệm làm việc liên quan đến quy trình, hệ thống quản lý hành chính, kiểm soát ngân sách, và quản lý tài sản.
● Có khả năng lập kế hoạch, triển khai và giám sát các hoạt động hành chính hiệu quả.
● Có khả năng lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động phổ biến các thay đổi về chính sách, quy trình nội bộ cho nhân viên
● Có kỹ năng giao tiếp tốt, kinh nghiệm làm việc với các cơ quan chức năng, đối ngoại, tổ chức sự kiện và truyền thông nội bộ.
● Kỹ năng lãnh đạo, đàm phán, kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề một cách khéo léo và ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Làm việc với áp lực cao.
● Khả năng sử dụng tiếng Anh và tiếng Hoa thành thạo để có thể giao tiếp, trao đổi công việc với công ty mẹ, các bộ phận phòng ban trong công ty.

Quyền lợi

Theo quy định pháp luật Việt Nam