Mô tả công việc

• Hỗ trợ quản lý và điều phối công việc hành chính: Sắp xếp lịch họp, lịch công tác cho Trưởng văn phòng đại diện. Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, thư từ và các tài liệu cần thiết theo yêu cầu.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu quan trọng của văn phòng. Theo dõi, cập nhật văn bản, hợp đồng, thư tín và các tài liệu liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
• Quản lý chi phí văn phòng, mua sắm trang thiết bị và đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra suôn sẻ.
• Tiếp nhận và phản hồi thông tin từ đối tác, khách hàng, nhân viên trong và ngoài nước. Hỗ trợ tổ chức sự kiện, hội thảo và các hoạt động đối ngoại.
• Theo dõi và thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
• Lập báo cáo công việc đến Trưởng văn phòng đại diện.

Yêu cầu công việc

– Yêu cầu về trình độ: Tốt nghiệp đại học ở nước ngoài với chuyên ngành Thương mại, Kinh tế, Hành chính nhân sự.
– Yêu cầu về kinh nghiệm: Có 03 năm kinh nghiệm làm việc tại chức danh Thư ký văn phòng trong các doanh nghiệp ở nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực về khai thác dầu khí, than, năng lượng nhiệt và khoáng sản khác.
– Yêu cầu khác:
• Có khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian và chịu được áp lực công việc.
• Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.
• Nhanh nhẹn, xử lý công việc linh hoạt.
• Thông thạo ngoại ngữ tiếng Anh, tiếng Nhật.

Quyền lợi

- Được hưởng quyền lợi theo quy định Nhà Nước.