Mô tả công việc

“Chuyên gia – Trưởng phòng hành chính tổng vụ” sẽ đảm nhiệm vai trò điều phối, phân công nhân sự thực hiện, quản lý và giám sát chung toàn bộ các hoạt động tổng vụ, lao động, hành chính, kế toán của Công ty, gồm:
• Quản lý và điều phối nhân sự phòng hành chính tổng vụ trong việc xây dựng, soạn thảo, lưu trữ các văn bản, biểu mẫu, công văn, quy định, quy chế nội bộ của Công ty;
• Lên kế hoạch, quy trình tuyển dụng, ký kết và chấm dứt hợp đồng lao động, đào tạo phát triển nguồn nhân lực phù hợp theo nhu cầu phát triển của Công ty và các phòng ban;
• Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của nhân viên Công ty và các ứng viên ứng tuyển;
• Quản lý việc chấm công, việc tính và chi trả lương thưởng đúng hạn, thiết lập kế hoạch nghỉ hằng năm cho toàn thể nhân viên Công ty;
• Xây dựng quy chế lương, thưởng, phúc lợi, chính sách thăng tiến, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc gắn bó lâu dài với Công ty và trình Tổng giám đốc phê duyệt;
• Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện của Công ty như du lịch công ty, hội nghị người lao động, tổng kết hoạt động, xử lý kỷ luật lao động v.v;
• Quản lý việc đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh, tuân thủ nội quy lao động của nhân viên trong Công ty;
• Đảm bảo việc tuân thủ và thực hiện đầy đủ các thủ tục về giấy phép, lao động, bảo hiểm, kế toán, chế độ báo cáo v.v. của Công ty đối với các cơ quan nhà nước có liên quan theo quy định của pháp luật;
• Thiết lập và quản lý chặt chẽ dự toán hàng năm, kiểm soát các chi phí thường xuyên của Công ty như: tiền điện, tiền internet, chi phí điện thoại, chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí mua sắm các trang thiết bị văn phòng phẩm v.v.;
• Quản lý các trang thiết bị, tài sản của Công ty, luôn đảm bảo các thiết bị hoạt động tốt;
• Hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm, đào tạo huấn luyện cho nhân viên phòng hành chính – tổng vụ nâng cao kỹ năng, kiến thức chuyên môn nhằm tạo ra lực lượng quản lý kế thừa cho tương lai;
• Thay mặt Tổng Giám đốc đối ứng với khách hàng, cơ quan nhà nước khi Tổng Giám đốc vắng mặt tại Việt Nam;
• Trực tiếp báo báo và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo của Công ty về hoạt động của phòng hành chính tổng vụ; tham mưu trực tiếp cho Ban lãnh đạo của Công ty về các kế hoạch, chính sách hành chính tổng vụ phù hợp với nhu cầu thực tế.
• Các công việc khác theo sự chỉ đạo phân công của Tổng Giám đốc.

Yêu cầu công việc

- Yêu cầu về trình độ: Tốt nghiệp đại học trở lên trong các chuyên ngành có học nghiên cứu về tâm lý, hành vi, nguyện vọng con người, hoặc kiến thức về quản lý hoạt động doanh nghiệp, pháp luật doanh nghiệp như: Xã hội học, Tâm lý học, Quản trị Nhân sự, Luật.
- Yêu cầu về kinh nghiệm: Tối thiểu 07 năm kinh nghiệm đảm trách các nghiệp vụ hành chính tổng vụ trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, lập trình, buôn bán phần mềm; trong đó có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm ở vị trí quản lý, giám sát hoạt động hành chính tổng hợp trong doanh nghiệp Nhật Bản.
- Yêu cầu khác:
• Thông thạo ngôn ngữ tiếng Nhật như người bản xứ và tiếng Anh kinh doanh để có thể trực tiếp báo cáo, trao đổi, nhận chỉ thị từ Ban lãnh đạo của Công ty cũng như Công ty mẹ tại Nhật Bản;
• Am hiểu tác phong làm việc và văn hóa doanh nghiệp đặc thù của người Nhật;
• Đáp ứng các yêu cầu kỹ năng của một Trưởng phòng tổng vụ như: khả năng bao quát, lập kế hoạch, tham mưu các chính sách về tổng vụ, nhân sự hiệu quả cho Ban lãnh đạo; khả năng lãnh đạo, điều phối nhân sự, sắp xếp và quản lý thời gian tốt; khả năng tự đánh giá và quyết định không chỉ trong việc vận hành hoạt động nội bộ của Công ty mà còn trong các tình huống phát sinh đột xuất; khả năng giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục tốt; nhay nhạy, nhạy bén, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của người lao động; kỹ năng tin học văn phòng tốt; chịu được áp lực công việc cao.

Quyền lợi

Theo chính sách của Công ty.