Mô tả công việc

• Sắp xếp, đảm bảo công việc thường ngày của Phó Tổng Giám Đốc diễn ra suôn sẻ và đúng lịch trình.
• Hỗ trợ Phó Tổng Giám Đốc đón tiếp khách hàng, cán bộ từ tập đoàn Marubeni đến tham quan và họp tại Marubeni Việt Nam để trao đổi về định hướng kinh doanh (sắp xếp lịch trình tham quan, lịch họp, địa điểm họp, địa điểm ăn uống, địa điểm lưu trú cho đoàn khách)
• Sắp xếp lịch trình cho Phó Tổng Giám Đốc đi công tác nước ngoài bao gồm: đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện, chỗ ở, làm visa công tác, thủ tục nhập cảnh ở các quốc gia trên thế giới.
• Thực hiện công tác soạn thảo các văn bản hành chính, các hợp đồng, tài liệu cuộc họp giữa Marubeni Việt Nam với các đối tác theo chỉ thị của Phó Tổng Giám Đốc, đồng thời lưu trữ theo quy định của tập đoàn Marubeni.
• Quản lý các vấn đề liên quan dữ liệu cá nhân của nhân sự làm việc, công tác tại công ty đảm bảo tính bảo mật thông tin doanh nghiệp theo chính sách của Tập đoàn Marubeni.
• Chuẩn bị, lên lịch trình cho các sự kiện khác nhau (chuẩn bị cho các chuyến công tác VIP từ trụ sở Marubeni và Marubeni ASEAN, chuẩn bị sự kiện cho Hiệp hội Nhật Bản, ...)
• Tiếp nhận, truyền đạt yêu cầu của Phó Tổng Giám Đốc đến các phòng ban và nhân sự. Báo cáo kết quả công việc của các phòng ban và nhân sự lại cho Phó Tổng Giám Đốc.
• Hỗ trợ Phó Tổng Giám Đốc trả lời điện thoại, tin nhắn cho các bên liên quan, xử lý email và các thư quan trọng gửi đến theo yêu cầu của Phó Tổng Giám Đốc.

Yêu cầu công việc

- Yêu cầu về trình độ:
• Tốt nghiệp đại học ở nước ngoài một trong các chuyên ngành sau: Quản Trị Kinh Doanh, Du Lịch, Văn Thư, Quan Hệ Quốc Tế,...
- Yêu cầu về kinh nghiệm:
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc với các nội dung/ chức danh công việc sau: Nhân viên kinh doanh dịch vụ du lịch, Quản lý nghiệp vụ du lịch, Nhân viên nghiệp vụ lữ hành quốc tế, Trợ lý/ Thư ký Tổng Giám Đốc,..
- Yêu cầu khác:
• Sử dụng thành thạo 3 ngôn ngữ giao tiếp Nhật (N1) – Anh (Nghe, Nói, Đọc, Viết) – Hàn
• Có kinh nghiệm đối ứng trong môi trường quốc tế và kỹ năng giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh giữa Tập đoàn Marubeni với các đối tác trong và ngoài nước.
• Am hiểu và có kinh nghiệm trong việc xin visa công tác, thủ tục nhập cảnh ở các nước trên thế giới, book vé máy bay, khách sạn.
• Am hiểu tác phong, văn hóa làm việc của tập đoàn Nhật Bản.
• Đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện ngay các nội dung công việc của Trợ lý Phó Tổng Giám đốc

Quyền lợi

- Đóng bảo hiểm: Theo quy định của Luật Lao động Việt Nam;
- Phép năm: Theo quy định của Luật Lao động Việt Nam;
- Nghỉ lễ, Tết, và các ngày nghỉ khác được áp dụng theo luật Lao động hiện hành của Việt Nam;
- Được tham gia các chương trình đào tạo theo chế độ của công ty;
- Được cung cấp văn phòng phẩm và những công cụ làm việc khác để phục vụ cho quá trình làm việc.